Factura electrónica CFDI 4.0: cómo hacerla gratis en el portal del SAT, paso a paso (2026)

Qué es una factura electrónica y cuándo te toca emitirla

La factura electrónica, o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), es un archivo XML que prueba una venta, un servicio o una renta. Desde 2022 se usa la versión 4.0, y en 2026 sigue siendo la vigente.

Una factura tiene validez hasta que se timbra: el SAT o un proveedor autorizado revisa que cumpla los requisitos, le asigna un folio fiscal y le pone su propio sello digital. Lo que no pasa por ese filtro no es factura, aunque se vea como una.

Te toca facturar cuando cobras por tu cuenta: honorarios, ventas, rentas o servicios. El Reglamento del Código Fiscal da 24 horas desde la operación para mandarla a timbrar. Si solo recibes sueldo, no facturas tu salario: tu patrón te entrega un recibo de nómina, que también es un CFDI. Y si estás en el régimen Sin obligaciones fiscales, primero tienes que actualizar tus actividades; en la guía de inscripción al RFC explicamos cómo.

Ojo. Una factura debe amparar una operación que de verdad ocurrió. El Código Fiscal considera falsas las que no lo hacen, y lo que amparan no se puede deducir ni acreditar.

Con qué facturar: herramientas del SAT y sello digital

Para facturar ventas y servicios, el SAT ofrece dos herramientas gratuitas. Además existen los proveedores autorizados de certificación, que son opcionales:

	Genera tu factura (portal)	Factura SAT Móvil (app)	Proveedor autorizado
Cómo entras	RFC y Contraseña, o e.firma	RFC y Contraseña	Según el proveedor
Con qué sellas	CSD, o e.firma si eres persona física	Solo CSD	Solo CSD
Costo	Gratis	Gratis	Puede cobrar

El Certificado de Sello Digital es un certificado distinto de tu e.firma, aunque se pide con ella, y sirve exclusivamente para sellar facturas. El trámite tiene dos partes: en el programa Certifica generas la solicitud (.sdg) y la clave privada (.key), y en CertiSAT Web la envías firmada con tu e.firma y descargas el certificado (.cer). Es inmediato, dura cuatro años y puedes sacar uno para todo tu negocio o uno por sucursal.

Ojo. Al generar el CSD defines una contraseña para su clave privada. No es la de tu e.firma: anótala aparte, porque sin ella no podrás sellar.

Los datos de tu cliente que pide la versión 4.0

La versión 4.0 compara los datos del receptor con el padrón del RFC. Por eso necesitas exactamente estos:

• RFC: 13 caracteres si es persona física, 12 si es empresa.
• Nombre o razón social, en mayúsculas y escrito igual que en su constancia, con los mismos espacios y signos.
• Código postal de su domicilio fiscal, el que aparece en su constancia.
• Régimen fiscal que tiene registrado.
• Uso del CFDI, que depende de su régimen.

Ojo con el último dato: cada clave de uso solo se acepta para ciertos regímenes. Una persona que solo tiene sueldo (régimen 605) no puede recibir una factura con uso G03, «gastos en general»: para ella aplican las claves de deducciones personales, como D01 para honorarios médicos o D10 para colegiaturas, o S01, «sin efectos fiscales». Quien está en Sin obligaciones fiscales (616) recibe sus facturas con S01.

También importan el método y la forma de pago. Si te pagaron completo al facturar, usas PUE y la forma real (efectivo, transferencia, tarjeta). Si te pagarán después o en partes, usas PPD con forma 99, «por definir», y cuando recibas cada pago emites otro CFDI con el complemento de pago.

Cómo facturar al público en general

Cuando vendes a personas que no piden factura, no tienes que hacerle una a cada una. Les das un comprobante simple, como un ticket, y juntas esas ventas en una factura global. Si la venta es menor de $100 y no te piden comprobante, no estás obligado a darlo, pero el importe sí entra en la global.

La global lleva datos fijos en el receptor:

• RFC XAXX010101000 y nombre PUBLICO EN GENERAL.
• Régimen 616 y uso S01.
• Como código postal del receptor, el mismo de tu lugar de expedición.
• La periodicidad (diaria, semanal o mensual), el mes y el año que cubre.

Se timbra dentro de las 24 horas siguientes al cierre del periodo, con el IVA y el IEPS desglosados. Si tributas en RESICO, la regla pide reflejar solo el monto total de las operaciones del periodo.

Ojo. Una factura con el RFC genérico no le sirve a nadie para deducir ni acreditar impuestos. Si un cliente necesita deducir, factúrale con sus propios datos.

Descargar, entregar y verificar tus facturas

Al timbrar en Genera tu factura descargas el XML y el PDF en ese momento. Si después los necesitas, entras a Consulta, cancela y recupera tus facturas con tu Contraseña o tu e.firma. Ahí aparecen tus facturas emitidas y recibidas: puedes bajar directamente las primeras 500 de una consulta y pedir descargas masivas de hasta 2,000 XML al día.

Al cliente le entregas el XML: por correo, en una memoria USB que él te dé o en un sitio para descargarlo. El PDF es obligatorio solo si te lo pide, y debe llevar, entre otros datos, el código de barras o el folio fiscal y la leyenda «Este documento es una representación impresa de un CFDI».

Para revisar una factura que recibiste, el verificador de CFDI te pide el folio fiscal y los dos RFC, o el XML completo. No hace falta pasarla por otros validadores: según el SAT, una factura timbrada ya cumple con la estructura técnica del Anexo 20.

Errores comunes al timbrar y cómo resolverlos

El SAT publica, junto con el Anexo 20, una matriz con los motivos de rechazo. Varios tienen que ver con los datos que capturas o con tu sello:

• El RFC del receptor no existe (CFDI40143). Está mal escrito o la clave fue cancelada. Pide a tu cliente que la revise en su constancia.
• El nombre no corresponde al RFC (CFDI40145). Sobra o falta un acento, un espacio, un segundo apellido o la razón social completa. Cópialo tal cual.
• El código postal no corresponde (CFDI40148). Tu cliente te dio el de su casa y no el de su domicilio fiscal, o cambió de domicilio y no te avisó.
• El uso del CFDI no corresponde al régimen (CFDI40161). Es el caso del G03 para quien solo tiene sueldo. Pregunta para qué usará la factura y elige una clave permitida.
• Público en general con código postal distinto (CFDI40149). En la global, el código postal del receptor debe ser igual al de tu lugar de expedición.
• El sello no pasa. Tu CSD venció a los cuatro años, o el SAT lo restringió o lo dejó sin efectos. Si venció, tramitas otro igual que el primero. Si fue restricción, presenta la aclaración en el portal del SAT; si quedó sin efectos, no podrás sacar uno nuevo hasta corregir la irregularidad.

Si la factura ya se timbró con un error, no se corrige: se cancela y se sustituye por una nueva. La cancelación y el complemento de pago tienen reglas propias que conviene revisar antes de hacerlos.