Régimen de sueldos y salarios: cómo te inscribe tu patrón, tus recibos de nómina, el ISR que te retienen y cuándo declarar

Qué significa estar en sueldos y salarios

Estás en este régimen cuando trabajas para alguien que te dirige y te paga un salario. La Ley del ISR (artículo 94) lo llama prestación de un servicio personal subordinado y cuenta todo lo que recibes por esa relación: sueldo, aguinaldo, prima vacacional, horas extra, reparto de utilidades y los pagos al terminar el empleo.

La misma ley trata como «asimilados» otros ingresos, como los de servidores públicos, los de consejeros y administradores o los honorarios de quien avisó por escrito que prefiere pagar como asalariado.

Lo que distingue a este régimen es que el trabajo fiscal lo hace sobre todo tu patrón:

Le toca a tu patrón	Te toca a ti
Inscribirte en el RFC o pedirte tu clave	Darle tus datos o tu RFC correcto
Calcular y retener el ISR de cada pago	Avisarle por escrito si otro patrón te aplica el subsidio
Timbrar y entregarte tu recibo de nómina	Revisar que tus recibos existan y estén bien
Hacer el cálculo anual cuando procede	Presentar la anual si la ley te obliga

No presentas declaraciones mensuales. Y si el año pasado ganaste menos de 400 mil pesos, habilitar el buzón tributario es opcional.

Cómo te da de alta tu patrón

La regla 2.4.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2026 pone a cargo del empleador la inscripción de sus trabajadores en el RFC. Si estabas suspendido, también le toca presentar tu reanudación, y si te inscribió o te reactivó, el aviso de suspensión cuando termine la relación laboral.

Para comprobar que lo hizo, descarga tu Constancia de Situación Fiscal y busca el régimen de sueldos y salarios. Si no aparece:

• No tienes RFC. Pídele a nómina que te inscriba o hazlo tú: quien solo tendrá sueldo puede inscribirse por videollamada en la Oficina Virtual, como explicamos en la guía del RFC.
• Sigues en Sin obligaciones fiscales. Tu patrón puede encargarse, pero si no lo hace, presenta tú el aviso de actualización de actividades y marca el sueldo.
• Tienes dos claves o tu patrón usa otra. La regla 2.5.4 permite al SAT modificar la clave de quien en los últimos cinco años solo ha tenido sueldos y demuestra que usó una distinta ante el propio SAT o ante una institución de seguridad social.

El alta en el SAT y la del IMSS son trámites distintos. Para revisar la segunda, consulta tu NSS y la guía de alta en el IMSS.

Tu recibo de nómina es un CFDI

El artículo 99 de la Ley del ISR obliga al patrón a expedir y entregarte un comprobante fiscal en la fecha en que te paga, y ese mismo documento puede servirle como recibo de pago ante la ley laboral. Según la regla 2.7.5.1, puede timbrarlo antes del pago o pocos días hábiles después:

Trabajadores en la empresa	Plazo después del pago
De 1 a 50	3 días hábiles
De 51 a 100	5 días hábiles
De 101 a 300	7 días hábiles
De 301 a 500	9 días hábiles
Más de 500	11 días hábiles

Si te paga por semana o quincena, puede juntar todos los pagos del mes en un solo CFDI. La entrega normal es el archivo XML; si el patrón no puede enviarlo, basta una representación impresa con el folio fiscal y los dos RFC, o un portal donde la descargues.

Una vez timbrado, el recibo queda registrado en el SAT aunque tu empresa no te lo mande. En cada uno revisa tu nombre y RFC, el periodo pagado, las percepciones, el ISR retenido y, si te corresponde, el subsidio.

Ojo. Timbrar no exige un sistema de paga: el SAT ofrece a los empleadores la aplicación gratuita Mi nómina, que emite los recibos uno por uno o de forma masiva.

El ISR que te retienen y el subsidio para el empleo en 2026

Cada mes tu patrón aplica a tus ingresos gravados la tarifa del artículo 96, que va de 1.92 % a 35 % según el tramo; sus límites para 2026 están en el Anexo 8 de la Miscelánea. Si solo ganas el salario mínimo general, no te retienen ISR. El aguinaldo, la prima vacacional, el reparto de utilidades y parte de las horas extra tienen una porción exenta, con los límites del artículo 93; por eso tu recibo separa lo gravado de lo exento.

El subsidio para el empleo se rige por el decreto de mayo de 2024, modificado el 31 de diciembre de 2025:

• Aplica si tus ingresos del mes no pasan de $11,492.66, sin contar pagos por separación.
• Reduce tu ISR hasta en el 15.02 % del valor mensual de la UMA, que el propio decreto calcula en unos 536 pesos al mes. En enero de 2026 el porcentaje fue de 15.59 %.
• Si el subsidio es mayor que tu impuesto, la diferencia no se entrega ni se usa en meses siguientes.
• Es para trabajadores con patrón y servidores públicos; no aplica a los demás asimilados, como los honorarios.

Si trabajaste con el mismo patrón desde el 1 de enero y seguías con él en diciembre, ganaste hasta 400 mil pesos y no le avisaste que presentarías tu anual, él hace el cálculo anual (artículo 97). Un faltante se entera al SAT a más tardar en febrero; un saldo a tu favor te lo compensa contra las retenciones de diciembre en adelante. Por eso tu recibo de fin de año puede cambiar.

Cuándo tienes que presentar la anual

El artículo 98 te obliga a presentarla cuando:

• Además del sueldo cobraste honorarios, rentas u otros ingresos acumulables.
• Tu relación con un patrón terminó antes del 31 de diciembre, aunque luego entraras a otro empleo.
• Cobraste de dos o más patrones en las mismas fechas.
• Te pagó una empresa del extranjero o alguien que no está obligado a retenerte.
• Tu sueldo del año sumó más de 400 mil pesos.
• Le comunicaste por escrito a tu patrón que tú harías tu declaración.

El SAT también la pide si en el año cobraste una indemnización o una jubilación. Con un solo patrón y hasta 400 mil pesos no estás obligado, pero presentarla es la única forma de aplicar tus deducciones personales (artículo 151), porque el cálculo de tu patrón no las incluye. Plazos, deducciones y saldo a favor están en la guía de la declaración anual.

En el caso del extranjero o de quien no retiene, además pagas tú el ISR por adelantado cada mes, a más tardar el día 17.

Si tu patrón no te inscribió o no timbra tus recibos

1. Revisa antes de reclamar. Consulta tu constancia y el Visor de nómina, y deja pasar el plazo de timbrado de la tabla anterior.
2. Pídelo por escrito. Recuérdale a nómina que la ley lo obliga a inscribirte y a entregarte el CFDI de cada pago.
3. Denuncia ante el SAT. Recibe reportes cuando no se emite un comprobante o se emite con errores, en [email protected] o en su portal de quejas y denuncias.
4. Junta pruebas. Estados de cuenta con tus depósitos, recibos internos y tu contrato ayudan si hay que aclarar ingresos o retenciones.
5. En la anual, captura lo que falte. Un patrón que no timbró no aparece precargado; la declaración te deja agregarlo con los datos de tus recibos.

Si además hay problemas laborales, como pagos incompletos o falta de alta en el IMSS, la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo asesora gratis a las personas trabajadoras.